Algemene voorwaarden

Reservatie

Een reservatie is slechts definitief na ontvangst van het vereiste voorschot ten bedrage van twintig procent (20%) van het totale reservatiebedrag. Indien het voorschot niet uiterlijk op de in de bevestiging vermelde vervaldatum door J-Club De Panne vzw is ontvangen, vervalt de reservatie van rechtswege, zonder dat hiervoor een voorafgaande ingebrekestelling of kennisgeving aan de klant vereist is.

In dat geval behoudt J-Club De Panne vzw zich het recht voor de betrokken kamers opnieuw vrij te geven voor verhuur, zonder enig recht van de klant op schadevergoeding of verdere aanspraak.

Het eindsaldo wordt vastgesteld op basis van de door de klant aangeleverde deelnemerslijsten, die volledig, correct en naar waarheid dienen te zijn ingevuld, met vermelding van naam, voornaam en geboortedatum van iedere deelnemer.

J-Club De Panne vzw behoudt zich het recht voor om bij onvolledige of foutieve gegevens de deelnemerslijst te corrigeren of aan te passen, en het eindsaldo dienovereenkomstig te herberekenen.

Eventuele supplementen, voortvloeiend uit bijkomende prestaties, meerverbruik of andere kosten, worden na afloop van het verblijf afzonderlijk gefactureerd en zijn integraal en zonder uitstel door de klant verschuldigd.

Onvoorziene prijsstijgingen

J-Club De Panne vzw behoudt zich het recht voor de overeengekomen prijzen voor maaltijden en overnachtingen te herzien indien zich, na de bevestiging van de reservatie en vóór de aanvang van het verblijf, een objectieve en substantiële verhoging voordoet van de kosten verbonden aan grondstoffen, energie, voedsel en/of personeel.

Een dergelijke prijsverhoging kan nooit hoger zijn dan de evenredige stijging van de geldende gezondheidsindex op het ogenblik van de aanpassing.

In voorkomend geval zal J-Club De Panne vzw de klant schriftelijk op de hoogte brengen van de prijsaanpassing, uiterlijk vijftien (15) kalenderdagen vóór de aanvang van het verblijf.

De klant aanvaardt dat dergelijke prijsaanpassing geen grond kan vormen voor annulering zonder kosten, noch aanleiding geeft tot enige schadevergoeding vanwege J-Club De Panne vzw.

Gratis begeleiders

Eventuele regelingen betreffende gratis begeleiders zijn niet van toepassing.

Alle begeleiders worden in ieder geval beschouwd als reguliere deelnemers en zijn derhalve gehouden tot betaling van alle op deelnemers van toepassing zijnde kosten, waaronder maar niet beperkt tot overnachtingen, maaltijden en andere aan het verblijf verbonden prestaties.

Het aantal begeleiders dat deelneemt dient correct te worden opgegeven op de deelnemerslijst; fouten of wijzigingen achteraf kunnen leiden tot bijkomende facturatie overeenkomstig deze voorwaarden.

Ingebrekestelling

• Elke factuur die op de vervaldag niet volledig is betaald, brengt van rechtswege en zonder voorafgaande ingebrekestelling een verwijlintrest op van tien procent (10%) per begonnen maand vertraging, tot op de datum van volledige betaling ontvangen op rekening van J-Club De Panne vzw.
   
• Zolang één of meerdere facturen onbetaald blijven, behoudt J-Club De Panne vzw zich het recht voor om alle verdere prestaties op te schorten, inclusief maar niet beperkt tot de weigering van toegang tot de gereserveerde kamers of faciliteiten, zonder dat de klant aanspraak kan maken op enige schadevergoeding of terugbetaling.
   
• Alle inningskosten, zowel gerechtelijk als buitengerechtelijk (o.a. kosten van advocaten, gerechtsdeurwaarders en inningsdiensten), vallen ten laste van de klant.

Administratieve kosten

• Vanaf de tweede schriftelijke aanmaning tot betaling is de klant, van rechtswege een administratieve kost van dertig euro (€ 30,00) verschuldigd per verzonden schrijven.
   
• Vanaf de derde schriftelijke aanmaning tot betaling wordt elke aangetekende ingebrekestelling aangerekend aan honderd euro (€ 100,00) per aangetekend schrijven.
   
• Deze administratieve kosten komen bovenop de contractueel verschuldigde intresten en schadevergoedingen, zoals bepaald in de voorgaande artikelen, en zijn onmiddellijk opeisbaar.

Integrale aanvaarding

• Door het plaatsen van een reservatie, het ondertekenen van een offerte, of de (gehele of gedeeltelijke) betaling van een factuur, voorschot of enig ander verschuldigd bedrag, erkent en aanvaardt de klant uitdrukkelijk en onvoorwaardelijk de algemene en bijzondere voorwaarden van J-Club De Panne vzw, zonder enig voorbehoud.
   
• Deze aanvaarding geldt integraal en vormt een contractueel bindende verplichting voor de klant, ongeacht enige eerdere mondelinge of schriftelijke afspraken.
   
• Eventuele afwijkingen van deze voorwaarden zijn enkel geldig indien deze uitdrukkelijk en schriftelijk door J-Club De Panne vzw zijn bevestigd.

Klachten

• Klachten met betrekking tot het verblijf en/of de facturatie worden slechts in behandeling genomen indien zij schriftelijk en gemotiveerd worden ingediend.
   
• Voor klachten betreffende het verblijf geldt een vervaltermijn van uiterlijk acht (8) kalenderdagen na de datum van het effectief vertrek van de groep.
   
• Voor klachten betreffende facturatie geldt een vervaltermijn van uiterlijk acht (8) kalenderdagen na de datum van ontvangst van de factuur.
   
• Klachten die buiten deze termijnen of niet schriftelijk worden ingediend, worden als onbestaande beschouwd en kunnen door de klant niet meer worden ingeroepen tegenover J-Club De Panne vzw.
   
• Het indienen van een klacht schort de betalingsverplichting van de klant niet op; facturen blijven betaalbaar op hun vervaldag, ongeacht het bestaan of de behandeling van een klacht.

Alle facturen van J-Club De Panne vzw zijn betaalbaar op de maatschappelijke zetel, gelegen te 8660 De Panne, Blauwe Distelweg 2, met vermelding van het factuurnummer, klantnummer en dossiernummer.

Voorschotten en eindafrekeningen dienen te worden overgeschreven op het volgende rekeningnummer van J-Club De Panne vzw:

• Bank: ING
• IBAN: BE21 3800 0476 5603
• BIC: BBRUBEBB

Betaling wordt slechts geacht te zijn geschied op het ogenblik dat het verschuldigde bedrag effectief, volledig en onvoorwaardelijk is bijgeschreven op bovenvermeld rekeningnummer.

Andere betaalwijzen, waaronder maar niet beperkt tot contante betalingen, cheques of alternatieve betalingsmethoden, worden niet aanvaard tenzij dit voorafgaand en uitdrukkelijk schriftelijk is overeengekomen door J-Club De Panne vzw.

Annulering door de klant

• De klant heeft te allen tijde het recht om de overeenkomst geheel of gedeeltelijk te annuleren.
   
• In geval van annulering is de klant gehouden tot betaling van een schadevergoeding aan J-Club De Panne vzw, berekend overeenkomstig de in artikel 5.3 D vastgelegde annuleringsmodaliteiten.
   
• De schadevergoeding kan forfaitair worden vastgesteld en zal in geen geval hoger zijn dan het vermoedelijke totaalbedrag van de reservering.
   
• J-Club De Panne vzw voorziet niet in een annuleringsverzekering voor de klant. De klant is zelf verantwoordelijk om, desgevallend, een passende annuleringsverzekering af te sluiten.
   
• Indien een verblijf door de klant geannuleerd wordt ten gevolge van een pandemie, is de klant in elk geval een forfaitaire dossierskost van vijfenzeventig euro (€ 75,00) verschuldigd.

Overmacht aan de zijde van de Klant

• Overmacht aan de zijde van de klant kan in geen geval worden ingeroepen om zich te bevrijden van zijn betalingsverplichtingen jegens J-Club De Panne vzw.
   
• Persoonlijke omstandigheden zoals, maar niet beperkt tot, ziekte, overlijden van een familielid, gemiste vervoermiddelen, vertragingen in transport, organisatorische problemen of andere omstandigheden die behoren tot het normale ondernemers- of persoonlijk risico van de klant, worden uitdrukkelijk niet beschouwd als overmacht.
   
• Enkel objectieve en onvoorzienbare omstandigheden die de uitvoering van de overeenkomst door de klant absoluut onmogelijk maken en die tevens door J-Club De Panne vzw uitdrukkelijk en schriftelijk als zodanig worden erkend, kunnen eventueel in aanmerking komen voor afwijkende regelingen.
   
• In alle andere gevallen blijft de klant gehouden tot betaling van de overeengekomen prijs, inclusief toepasselijke annulatiekosten, conform de annuleringsvoorwaarden.

Annulering door J-Club De Panne vzw

• Indien J-Club De Panne vzw genoodzaakt is de reservering te annuleren wegens overmacht – te verstaan als elke abnormale en/of onvoorziene omstandigheid die onafhankelijk is van de wil van J-Club De Panne vzw en waarvan de gevolgen, ondanks alle redelijke voorzorgsmaatregelen, niet konden worden vermeden – zal de klant hiervan onverwijld en schriftelijk op de hoogte worden gebracht.
   
• Als gevallen van overmacht worden onder meer, doch niet uitsluitend, beschouwd: natuurrampen, brand, overstroming, oorlog, stakingen of lock-outs, elektriciteits- of internetstoringen, overheidsmaatregelen of -verboden, terrorisme, technische defecten of andere omstandigheden die de uitvoering van de overeenkomst redelijkerwijze onmogelijk maken.
   
• In dergelijk geval heeft de klant uitsluitend recht op terugbetaling van de reeds door hem betaalde bedragen, zonder enig recht op bijkomende schadevergoeding of verdere aanspraken tegenover J-Club De Panne vzw.

Annuleringskost voor en tot aan het verblijf:

Vanaf de reservatie van het verblijf:

• 20% van het vermoedelijk te betalen eindbedrag

Minder dan 24 weken voor de aanvang van het verblijf:

• 40% van het vermoedelijk te betalen eindbedrag

Minder dan 12 weken voor de aanvang van het verblijf:

• 60% van het vermoedelijk te betalen eindbedrag

Minder dan 6 weken voor de aanvang van het verblijf:

• 80% van het vermoedelijk te betalen eindbedrag

De dag van aanvang van het verblijf:

• 100% van het vermoedelijk te betalen eindbedrag

Pandemieën

• Indien een verblijf door de klant of J-Club De Panne vzw wordt geannuleerd als gevolg van pandemieën, worden de reeds betaalde voorschotten niet terugbetaald en kan de klant geen aanspraak maken op enige terugbetaling.
   
• De betaalde voorschotten kunnen uitsluitend worden overgezet op een nieuw verblijf, waarvan de datum door de klant wordt gekozen onder voorbehoud van de nog beschikbare datums, zodra de pandemie voorbij is, met behoud van eventuele verschuldigde administratieve kosten en van rechtswege, onverminderd alle andere rechten van J-Club De Panne vzw.

Deze formulering sluit alle mogelijke juridische gaten en benadrukt dat:

• terugbetaling volledig is uitgesloten.
• alleen overboeking naar een nieuw verblijf mogelijk is.
• eventuele administratieve kosten behouden blijven.
• met inachtneming van mogelijke prijsverhogingen die van toepassing zijn voor het nieuwe boekjaar.
• alle andere rechten van J-Club De Panne vzw behouden blijven.

Opvolging van de gereserveerde plaatsen

• Indien zich aanzienlijke wijzigingen of verschuivingen voordoen met betrekking tot de reservering, verplicht de klant zich om J-Club De Panne vzw hiervan onverwijld en schriftelijk op de hoogte te brengen.

Onder “aanzienlijke wijzigingen of verschuivingen” worden in elk geval verstaan, doch niet uitsluitend:

• wijzigingen in het aantal deelnemers.
• wijzigingen in de verblijfsperiode of aankomst-/vertrektijden.
• wijzigingen in de aard of omvang van de geboekte diensten.
• andere omstandigheden die een materiële impact hebben op de uitvoering van de overeenkomst door J-Club De Panne vzw.
• Het niet naleven van deze meldingsplicht ontslaat de klant niet van zijn contractuele verplichtingen en kan geen aanspraak geven op enige compensatie of aanpassing door J-Club De Panne vzw.

Aanpassing van gereseerveerde aantallen

• De gereserveerde aantallen kunnen door de klant worden verminderd tot uiterlijk 15 januari van het betreffende boekjaar en in ieder geval niet later dan drie (3) maanden vóór de geplande reservatiedatum.
   
• Overeenkomsten die worden gesloten na voormelde uiterste datum kunnen niet meer aanleiding geven tot een wijziging van de gereserveerde aantallen. De bij ondertekening bevestigde aantallen worden in dat geval onmiddellijk als definitief en bindend beschouwd.
   
• Verminderingen die na de toepasselijke uiterste datum worden meegedeeld, zijn niet tegenstelbaar aan de J-Club De Panne vzw en geven aanleiding tot de toepassing van de annuleringsvoorwaarden zoals bepaald in Artikel 6.2 Annuleringsvergoeding bij verminderd aantal deelnemers, onverminderd het recht van de J-club De Panne vzw om de volledige vergoeding van de bevestigde aantallen te vorderen.
   
• Na het verstrijken van de toepasselijke termijn worden de laatst bevestigde aantallen definitief en bindend geacht.

Annuleringsvergoeding bij verminderd aantal deelnemers

• Voor de toepassing van dit artikel geldt als “oorspronkelijk overeengekomen aantal deelnemers” het aantal deelnemers zoals vermeld in dit contract op het moment van ondertekening door beide partijen. Voor de bepaling van het aantal deelnemers wordt verwezen naar Artikel 3, Paragraaf 3.2 (Totaal deelnemers).
   
• Indien het daadwerkelijk aantal deelnemers lager blijkt te zijn dan negentig procent (90%) van het oorspronkelijk overeengekomen aantal deelnemers, is de klant gehouden een annuleringsvergoeding te betalen voor elke ontbrekende deelnemer.
   
• De annuleringsvergoeding bedraagt vierentwintig euro (€24,00) per dag per ontbrekende deelnemer.
   
• De verschuldigde annuleringsvergoeding wordt automatisch opgenomen in de eindafrekening en is opeisbaar bij de vaststelling van het definitieve deelnemersaantal. Betwisting van de berekening kan uitsluitend schriftelijk en binnen acht (8) dagen na ontvangst van de eindafrekening worden ingediend.
   
• Op deze bepaling worden uitdrukkelijk geen uitzonderingen toegestaan en de klant erkent bij ondertekening dat afwijkingen of later doorgevoerde wijzigingen hierop geen invloed hebben.
   
• De verplichting tot betaling van de annuleringsvergoeding is volledig afdwingbaar en kan desgewenst via gerechtelijke weg worden gevorderd.

Definitieve aantallen, afrekening en vroegtijdig vertrek

• Bij aankomst dient de klant, tijdens de check-in, het definitieve aantal deelnemers en begeleiders, alsook het definitieve aantal overnachtingen en maaltijden, te bevestigen. De aldus bij de check-in bevestigde aantallen gelden als definitief en vormen de basis voor de eindafrekening van het verblijf.
   
• Wanneer een deelnemer of begeleider na de check-in het verblijf geheel of gedeeltelijk niet kan voortzetten, dan wel vroegtijdig verlaat, blijven de op het ogenblik van de check-in bevestigde overnachtingen en maaltijden volledig verschuldigd. Dit geldt eveneens wanneer het vroegtijdig vertrek of de niet-deelname het gevolg is van ziekte, ongeval, persoonlijke omstandigheden of enige andere omstandigheid die betrekking heeft op de deelnemer, begeleider of klant, waaronder, zonder dat deze opsomming limitatief is, medische redenen, familiale omstandigheden, vervoersproblemen of andere onvoorziene omstandigheden.
   
• Een vroegtijdig vertrek of een vermindering van het aantal aanwezige personen na de check-in geeft geen recht op vermindering, terugbetaling of creditering van de overeenkomstig de bij de check-in bevestigde aantallen verschuldigde bedragen, behoudens wanneer schriftelijk anders wordt overeengekomen.

Maaltijden algemeen

• J-Club De Panne vzw voorziet gedurende het gehele verblijf alle maaltijden voor de groepen. Zelfbereiding van maaltijden door de deelnemers is uitdrukkelijk verboden.
   
• Dit verbod vloeit voort uit veiligheids- en aansprakelijkheidsredenen en is contractueel verankerd binnen het verzekeringsbeleid van J-Club De Panne vzw.
   
• Overtreding van dit verbod kan leiden tot onmiddellijke beëindiging van de toegang tot keukenfaciliteiten en andere voorzieningen, en kan bovendien aanleiding geven tot het opleggen van een contractuele boete of schadevergoeding ter hoogte van de door J-Club De Panne vzw geleden schade.
   
• De klant kan door een overtreding geen aanspraak maken op enige vergoeding of uitzonderingsmogelijkheid.
   
• Bij de reservering van het verblijf dient elke groep uitdrukkelijk te kiezen welke maaltijdformule door J-Club De Panne vzw wordt voorzien, te weten: kamer & ontbijt, halfpension of volpension. De gekozen formule is bindend en vormt een integraal onderdeel van de overeenkomst.
   
• Eventuele wijzigingen na bevestiging van de reservering kunnen slechts plaatsvinden mits schriftelijke goedkeuring door J-Club De Panne vzw en kunnen bijkomende kosten met zich meebrengen.

Maaltijden uitzonderingen

A. Halal en vegetarische maaltijden:

• Elke groep verbindt zich ertoe om, uiterlijk veertien (14) dagen vóór aanvang van het verblijf, schriftelijk aan J-Club De Panne vzw kenbaar te maken welke deelnemers specifieke dieetvoorkeuren hebben, met betrekking tot de halal- of vegetarische maaltijden.
   
• Het niet tijdig of onvolledig doorgeven van deze informatie kan geen aanspraak geven op wijzigingen, compensatie of speciale voorzieningen tijdens het verblijf.

In geval van late of niet-naleving van deze verplichting behoudt J-Club De Panne vzw zich het recht voor om:

• de standaardmaaltijden te voorzien zonder rekening te houden met de voorkeuren.
• extra kosten aan te rekenen voor het alsnog voorzien van de gewenste vegetarische of halalmaaltijden, voor zover dit mogelijk is.

B. Medische diëten, allergieën en intoleranties

• J-Club De Panne vzw voorziet geen specifieke maaltijden voor deelnemers met voedselallergieën of voedselintoleranties. Elke deelnemer met dergelijke behoeften is volledig verantwoordelijk voor het zelf voorzien van geschikte maaltijden gedurende het verblijf.
   
• Enkel op schriftelijk verzoek kan J-Club De Panne vzw deze maaltijden koken, braden, stomen of opwarmen. Voor deze dienstverlening geldt dat de prijs van een reguliere maaltijd in rekening wordt gebracht, ongeacht de aard van de bereiding die hiervoor nodig is.
   
• Ter voorkoming van verwarring of bijkomende problemen dient de klant een schriftelijk, persoonlijk begeleidend document te overhandigen, waarin duidelijk de kook- en/of bakwijze van de betreffende maaltijden wordt vermeld.

J-Club De Panne vzw kan niet aansprakelijk worden gesteld voor schade, gezondheidsproblemen of andere gevolgen die voortvloeien uit:

• het niet, onvolledig of onjuist doorgeven van informatie door de klant of deelnemer.
   
• de aard of bereiding van de maaltijden zoals beschreven in het begeleidend document, voor zover de instructies correct zijn gevolgd.
   
• onvoorziene allergische reacties of intoleranties die niet expliciet vooraf zijn gemeld.
   
• Communicatie met betrekking tot persoonlijke voedselintoleranties of allergieën van deelnemers kan uitsluitend plaatsvinden via de inrichtende groep of school. Ouders of derden zijn niet gerechtigd rechtstreeks contact op te nemen met J-Club De Panne vzw omtrent deze aangelegenheden.

Levering van maaltijden en producten

• Indien J-Club De Panne vzw problemen ondervindt met haar leveranciers of met de levering van bestelde producten, behoudt zij zich het recht voor om te allen tijde de samenstelling of indeling van de vooraf overeengekomen menu’s te wijzigen.
   
• Dergelijke wijzigingen kunnen plaatsvinden zonder voorafgaande kennisgeving of goedkeuring aan de klant.
   
• De klant erkent dat uit deze wijzigingen geen aanspraak kan worden gemaakt op compensatie, terugbetaling of enige andere vorm van schadevergoeding.
   
• J-Club De Panne vzw is niet aansprakelijk voor enige directe of indirecte schade, verlies of ongemak dat voortvloeit uit wijzigingen in de menu’s als gevolg van problemen bij leveranciers of leveringen buiten haar controle.

Indeling van de kamers

• Alle kamers worden voorzien op basis van vier (4) personen, behoudens enkele uitzonderingen die vooraf worden meegedeeld.
   
• Elke kamer beschikt over een eigen badkamer voorzien van douche, toilet en wastafel.
   
• Bedlinnen, waaronder onderlakens, dekbedovertrekken en kussenslopen, is niet inbegrepen in de prijs en kan op verzoek gehuurd worden. Kussens en donsdekens zijn wel inbegrepen.
   
• De toewijzing van kamers gebeurt op basis van het daadwerkelijk aantal deelnemers beschreven in de deelnemerslijsten, zoals opgegeven door de klant.
   
• De kamerplanning kan door de klant één (1) maand vóór de aankomstdag van de groep worden opgevraagd.
   
• J-Club De Panne vzw behoudt zich het recht voor om, om organisatorische redenen of in geval van onvoorziene omstandigheden, de kamerindeling aan te passen.
   
• De klant erkent dat uit dergelijke aanpassingen geen aanspraak kan worden gemaakt op compensatie, terugbetaling of enige andere vorm van schadevergoeding. J-Club De Panne vzw is niet aansprakelijk voor enige directe of indirecte schade, verlies of ongemak die voortvloeit uit wijzigingen in de kamerindeling.

Gebruik van de kamers

• Kamers staan op de dag van aankomst ter beschikking van de groep na overleg met de receptie.
   
• Dagelijkse schoonmaak en eindopkuis van de (bad)kamers is inbegrepen in de overeengekomen prijs van de overnachting. De ter beschikking gestelde zalen zijn niet inbegrepen, doch wel voorzien in de eindopkuis.

Indien de staat of orde van de kamers het niet toestaat de (bad)kamers te reinigen, zal reiniging achterwege blijven, teneinde eventuele geschillen betreffende verlies en/of diefstal te voorkomen.

• Op de dag van vertrek dienen alle lakens en kussenslopen te worden achtergelaten in de daarvoor bestemde containers, en dienen de kamers uiterlijk om 09:00 uur volledig vrij te zijn.
   
• Elke schade aan de kamer of de daarin aanwezige inventaris, veroorzaakt door de klant of diens deelnemers, wordt in rekening gebracht. De facturering van dergelijke schade gebeurt op basis van de prijsofferte of het saldofactuur, ontvangen van de hersteller of leverancier, vermeerderd met een toeslag van vijftien procent (15%) voor afhandelingskost.
   
• J-Club De Panne vzw behoudt zich het recht voor om schade, verlies of defecten te verhalen op de klant, ongeacht of deze schade tijdens het verblijf of na vertrek wordt vastgesteld.

Richtlijnen

• Het is de klant en alle deelnemers strikt verboden om (alcoholische) dranken van buitenaf mee te brengen en te consumeren binnen de gebouwen, kamers en overige faciliteiten van J-Club De Panne vzw. Enkel plat water en spuitwater vormen een uitzondering op dit verbod. Elke inbreuk op deze bepaling kan aanleiding geven tot het beëindiging van het verblijf, onverminderd het recht van J-Club De Panne vzw om bijkomende schadevergoeding te vorderen ten opzichte van de groep.
   
• J-Club De Panne vzw behoudt zich het recht voor om, op verzoek van de klant en in overleg met de directie, een bar te voorzien met gekoelde alcoholische en niet-alcoholische dranken. De exploitatie, prijszetting en organisatie van deze bar vallen uitsluitend onder de verantwoordelijkheid van J-Club De Panne vzw. Het is de klant en de deelnemers verboden om zelf een bar in te richten of dranken van buitenaf aan te bieden of te verkopen.
   
• Een actuele prijslijst van de beschikbare dranken via J-Club De Panne vzw kan worden opgevraagd bij de receptie via reception@j-club.be.
   
• Koelkasten staan gratis ter beschikking van de klant mits een minimale afname van €25,00 aan dranken. Indien deze minimumafname niet wordt gehaald, wordt een bijkomende kost van €20,00 per verblijf aangerekend voor het gebruik van de koelkast.

Koelkasten kunnen ook zonder afname van dranken worden aangevraagd, in welk geval een vaste kost van €20,00 per verblijf in rekening wordt gebracht. Het is echter uitdrukkelijk verboden deze koelkasten te gebruiken voor dranken van buitenaf, zoals vermeld in het voorgaande artikel.

Richtlijnen

• De organisator blijft gedurende het volledige verblijf verantwoordelijk voor het toezicht op de groep, het gedrag van deelnemers, begeleiders en bezoekers, het naleven van de huis- en veiligheidsregels en het correcte gebruik van de accommodatie en het ter beschikking gestelde materiaal.

Schade gevallen en persoonlijke ongevallen

• Schadegevallen moeten onmiddellijk aan de receptie worden gemeld. De organisator staat zelf in voor een passende verzekeringsdekking van de groep, onder meer voor burgerlijke aansprakelijkheid, lichamelijke ongevallen en, indien van toepassing, gehuurd of ontleend materiaal.
   
• Schade veroorzaakt door deelnemers, begeleiders of bezoekers aan gebouwen, infrastructuur, materiaal of andere eigendommen van J-Club De Panne wordt aangerekend aan de organisator of aansprakelijke partij op basis van de werkelijke herstel- of vervangingskosten.
   
• J-Club De Panne is niet aansprakelijk voor persoonlijke ongevallen, verlies, diefstal of beschadiging van persoonlijke eigendommen, behalve bij een bewezen fout of nalatigheid van J-Club De Panne of wanneer de wet anders bepaalt. Gevonden voorwerpen worden maximaal 14 kalenderdagen bewaard.

Niet-vergoede schade en kosten

• Wanneer de verzekeraar van J-Club De Panne tussenkomt, kunnen niet-verzekerde of niet-vergoede kosten, waaronder de franchise, herstelkosten en andere rechtstreeks uit het schadegeval voortvloeiende kosten, worden verhaald op de aansprakelijke partij voor zover deze hiervoor wettelijk of contractueel aansprakelijk is.

Richtlijnen

• J-Club De Panne verwerkt persoonsgegevens uitsluitend voor de voorbereiding, uitvoering en administratieve afhandeling van het verblijf en in overeenstemming met de geldende privacywetgeving, waaronder de AVG/GDPR.
• Betrokkenen kunnen hun wettelijke privacyrechten uitoefenen, waaronder het recht op inzage, verbetering, verwijdering of bezwaar. Vragen hierover kunnen aan J-Club De Panne worden gericht.

Verwerking en bewaring van persoonsgegevens

• De organisator bezorgt de noodzakelijke gegevens, zoals contactgegevens, deelnemerslijsten, maaltijd- en dieetinformatie en facturatiegegevens. Deelnemerslijsten worden bij voorkeur als afzonderlijke bijlage verzonden en niet opgenomen in de tekst van een e-mail. Persoonsgegevens worden niet langer bewaard dan noodzakelijk of wettelijk vereist.

Camera's op het domein

• Op een beperkt aantal strategische plaatsen, zoals de inkom, receptie, het restaurant, delen van het buitendomein en de parking, kan camerabewaking aanwezig zijn. Er worden geen camera’s geplaatst in kamers, sanitaire voorzieningen of andere private ruimtes. Camerabeelden worden uitsluitend geraadpleegd bij een gegronde aanleiding, zijn enkel toegankelijk voor bevoegde personen en worden niet langer bewaard dan wettelijk toegestaan.

Foto's en beeldmateriaal

• J-Club De Panne is niet verantwoordelijk voor foto’s of video’s die door organisatoren, deelnemers of andere derden worden gemaakt of verspreid. Eigen beeldmateriaal voor promotionele doeleinden wordt verwerkt overeenkomstig de geldende privacywetgeving en, waar vereist, met toestemming.

Richtlijnen

• Alle communicatie over het verblijf verloopt via de aangeduide organisator of hoofdverantwoordelijke. J-Club De Panne communiceert in principe niet rechtstreeks met individuele deelnemers, ouders of derden over verblijfgerelateerde informatie.

Geschillen

• Deze verblijfsovereenkomst wordt uitsluitend beheerst door het Belgisch recht. Alle geschillen, meningsverschillen of vorderingen die voortvloeien uit of verband houden met deze overeenkomst en die niet in der minne kunnen worden opgelost, vallen uitsluitend onder de jurisdictie van de rechtbanken van Veurne.