Vacances en groupe | conditions | classes de mer

La réservation ne devient définitive qu'après le versement de l'acompte de 20 % demandé. Si l'acompte n'est pas payé à la date fixée, la réservation devient caduque et les chambres concernées continuent à être louées. L'asbl "J-Club De Panne" n'est pas tenue d'en informer le client.

Le solde final est établi sur la base de listes de participants correctes, sur lesquelles figurent clairement le nom, le prénom et la date de naissance. Les éventuels suppléments seront facturés après le séjour.

Il est important que la personne responsable du groupe soit au courant des accords contractuels et des règles de vie pendant le séjour (voir règlement intérieur).

Le linge de lit (draps, couvertures et taies d'oreiller) n'est pas compris dans le prix, mais l'oreiller et la couette le sont.

Comme indiqué dans le règlement intérieur, tous les dommages et/ou manques seront facturés au prix d'achat neuf ou appliqueront des valeurs de réparation.

​​​​​​​​​​​​​​​​​​Toute facture non payée à l'échéance porte de plein droit et sans mise en demeure un intérêt de retard de 10 % par mois.

À partir de la première mise en demeure écrite, des frais administratifs de 15,00 € seront facturés par lettre.

A partir de la deuxième mise en demeure écrite, des frais administratifs de 75,00 € seront facturés par courrier recommandé.

En effectuant le paiement, le client accepte nos conditions générales dans leur intégralité.

Les plaintes concernant le séjour et/ou la facturation ne seront prises en considération que si elles sont formulées par écrit et au plus tard 8 jours après le départ ou la réception de la facture.

Pour tout litige, seuls les tribunaux de Veurne sont compétents.

La convention d'hébergement mentionne clairement les éléments suivants :

• Les coordonnées de J-Cub De Panne
• Les coordonnées de l'assureur
• Le numéro de client et de dossier
• La période déterminée et la formule d'hébergement
• Les participants déterminés
• Avances fixes et montant final probable à payer
• Les conditions générales
• Suivi des places réservées
• Conditions d'annulation
• Conventions générales

Chaque convention d'hébergement donne toujours lieu à un minimum de 3 factures.

Première facture d'acompte :

• La première facture est égale à 20% du montant final probable à payer (basé sur le nombre de participants, le nombre de jours et la formule d'hébergement choisie).
• Cette facture est payable 14 jours après l'établissement du contrat d'hébergement.
• Après le paiement, la réservation est définitive.

Deuxième facture d'acompte :

• La deuxième facture est égale à 60% du montant final probable à payer (en fonction du nombre de participants, du nombre de jours et de la formule de séjour choisie).
• Cette facture est payable 1 mois avant le séjour.

Facture de solde :

• La facture de solde est égale à 20 % du montant final effectif (en fonction du nombre de participants, du nombre de jours et de la formule de séjour choisie).
• Cette facture est payable 14 jours après le séjour.

Facture de solde plus :

• Sur demande, nous pouvons facturer séparément les boissons, les accompagnateurs ou d'autres éléments.
• Cette facture comprendra toujours 100% du service
• Cette facture est payable 14 jours après la date de facturation.

Remarque :

Voir aussi les conditions de réservation et de paiement.

Le client peut à tout moment résilier tout ou partie du contrat.

Si le client résilie le contrat, il doit indemniser le dommage subi par l'asbl J-Club De Panne selon les modalités de résiliation prévues à " l'article 5.3 C ".

L'indemnité peut être forfaitaire et ne peut excéder une fois le prix du paiement final présumé.

L'asbl J-Club De Panne ne fournit pas d'assurance annulation au client. Celle-ci peut être souscrite par le client lui-même.

Si le séjour doit être annulé par le client en raison d'une pandémie, il y aura toujours des frais de dossier de 75,00 €.

Si l'asbl J-Club annule la réservation pour cause de force majeure, c'est-à-dire en raison de circonstances anormales et/ou imprévues, indépendantes de la volonté de l'asbl et dont les conséquences n'ont pu être évitées malgré toutes les précautions prises, le client en sera informé dans les plus brefs délais et ne pourra prétendre qu'au remboursement des sommes déjà versées.

Participants manquants

Si le nombre de participants est inférieur à 90 % du nombre de participants prévus, des frais d'annulation de 22,50 € par jour et par participant manquant seront facturés pour chaque participant en dessous du pourcentage prévu.

En cas de changements importants, le client en informera l'asbl J-Club De Panne.

Coût

• A partir de la réservation du séjour : 20% du montant final probable à payer.
• Moins de 24 semaines avant le début du séjour : 40% du montant final présumé à payer.
• Moins de 12 semaines avant le début du séjour : 60% du montant final présumé à payer.
• Moins de 6 semaines avant le début du séjour : 80% du montant final présumé à payer.
• Le jour du début du séjour : 100% du montant final présumé à payer.

Au moins 14 jours avant le début du séjour, l'école ou le groupe s'engage à envoyer à l'asbl J-Club De Panne une liste avec le nombre exact de participants, les noms et les prénoms. Cette liste de participants peut être demandée via : reception@j-club.be.

Le client s'engage à remettre une liste corrigée à l'arrivée afin que l'asbl J-Club De Panne puisse se conformer à la législation en vigueur en cas d'urgence.

L'asbl J-Club De Panne se réserve le droit d'augmenter le prix convenu des repas et de l'hébergement en cas d'augmentation inattendue des coûts des matières premières, de l'énergie, de l'alimentation ou du personnel.

Cette augmentation ne peut être que proportionnelle à l'indice de santé en vigueur à ce moment-là.               

L'asbl J-Club De Panne en informera le groupe concerné au plus tard 15 jours avant le début du séjour.

• Nos factures sont payables à 8660 De Panne - Blauwe Distelweg 2 -VZW J-Club De Panne, en mentionnant le numéro de facture.

• Les acomptes et le solde sont versés sur le numéro de compte :

                      Banque ING : BE21 3800 0476 5603

                       BIC : BBRUBEBB

Arrivée :

Toutes les chambres sont disponibles pour nos clients à partir de 16 heures. Veuillez nous excuser si, en raison de circonstances inattendues, vos chambres ne sont pas immédiatement disponibles à votre arrivée.

Réclamations :

Malgré tous nos efforts pour rendre votre séjour aussi agréable que possible, il se peut qu'un problème spécifique ait échappé à notre attention. Nous sommes conscients que nous ne sommes pas parfaits, mais nous nous engageons chaque jour à atteindre cet objectif. Si des problèmes persistent ou si nos services ne répondent pas à vos attentes, vous pouvez toujours contacter la direction. Nous ne manquerons pas de résoudre le problème le plus rapidement possible, afin que vous puissiez profiter à 100% de votre séjour et que nous ne rencontrions que des clients satisfaits.

Important !!!

Votre opinion est très importante pour nous. C'est pourquoi nous vous demandons de remplir correctement le formulaire d'enquête à la fin de votre séjour et de le remettre à la réception afin que nous puissions encore améliorer notre service.

La réception :

La réception est ouverte en permanence de 8h30 à 20h30. En cas d'absence, vous trouverez toujours une référence à une personne de contact ou un numéro de téléphone. La réception est toujours à votre service pour toute information sur les chambres, les repas, les activités ou sites touristiques et bien d'autres choses encore. Avant ou après les heures d'ouverture de la réception, des numéros d'urgence sont toujours joignables. Ils se trouvent à côté de l'entrée de la réception.

Les repas :

• Nous vous demandons de respecter ponctuellement les heures de repas.
• Le menu se trouve tous les jours en face de la réception.
• Le goûter est disponible dans le restaurant après le déjeuner.
• Nous pouvons également vous fournir des paniers-repas.

Clé :

La clé de la chambre donne également accès au bâtiment le soir. En cas de perte de la clé, nous sommes obligés de la facturer au prix de 17,50 €.

Caméras :

Nous vous informons que pour votre sécurité, des caméras de surveillance sont présentes dans notre bâtiment.

Animaux :

Bien que nous soyons des amoureux des animaux, nous ne pouvons pas les accepter.

Lits :

Nous insistons sur le fait qu'il est strictement interdit de s'asseoir sur les lits superposés avec plus d'une personne. Les réparations sont toujours facturées. Pour information, compte tenu des coûts élevés de déplacement et de main d'œuvre, une réparation coûtera entre 450 € et 650 €.

Activités nocturnes et en soirée :

L'article 359 (heures de fermeture) du procès-verbal du conseil communal de la commune de La Panne du 20 octobre 2005, prévoit que dans les établissements publics, tels que les centres d'hébergement, entre autres, la musique doit être organisée sur un ton si feutré qu'elle n'est pas de nature à troubler la tranquillité des voisins. En tant qu'exploitants, nous avons l'obligation d'y veiller. Si nous constatons que cette directive n'est pas respectée, nous sommes tenus de faire cesser la musique.

Nous vous renvoyons également à la section sur le repos nocturne et les activités en soirée de notre règlement intérieur, qui stipule que les activités en soirée et l'utilisation de systèmes de sonorisation sont autorisées à condition qu'elles ne perturbent pas le sommeil des autres hôtes. Ces règles s'appliquent à partir de 22 heures.

Conseil :

Si vous organisez une activité nocturne qui pourrait être perçue comme dérangeante, il est préférable d'en informer les autres hôtes.

Départ :

Vous êtes priés de quitter les chambres avant 9 heures du matin. Cela nous permet de préparer correctement les chambres pour les nouveaux arrivants. Veuillez déposer vos bagages dans l'espace de stockage prévu à cet effet. Les draps et taies d'oreiller usagés trouveront leur place dans les conteneurs situés à chaque étage près de l'ascenseur. Veuillez laisser les couvertures et les draps non utilisés pliés sur le lit.

Conseil :

Vérifiez dans toutes les chambres et les placards que vous n'avez pas oublié de vêtements ou d'objets personnels.

Surveillance :

Pour surveiller le domaine, un chien de type "Golden Retriever" est présent. Nous veillons à ce que ce chien adapté aux enfants n'entre pas en contact avec nos hôtes.  Néanmoins, nous vous demandons de signaler à votre groupe la présence de ce chien et de le laisser tranquille à tout moment.

Propreté :

Il convient de veiller à ne pas laisser de détritus sur notre propriété, notre bâtiment et la nature environnante. Voir aussi "environnement".

WiFi

Le WiFi est disponible à chaque étage.  
Le mot de passe est uniquement disponible, via la réception, pour le personnel d'orientation.

Appareil AED :

Un appareil DEA est disponible au rez-de-chaussée, à côté de l'ascenseur. Plus d'informations sont disponibles à la réception.

L'énergie et l'environnement, c'est une combinaison difficile. Néanmoins, nous faisons nous aussi des efforts pour contribuer à la protection de l'environnement.
C'est pourquoi nous vous demandons de respecter scrupuleusement les consignes suivantes pendant votre séjour.

Propreté et tri :

Ne laissez pas de déchets sur notre propriété et dans la réserve naturelle environnante. Les déchets trouvent leur place dans les poubelles prévues à cet effet et sont triés dans les différents types de poubelles.

L'eau :

Toutes les douches sont équipées de douches économiques afin de réduire la consommation. Essayez également de consommer l'eau inutile. Les mitigeurs situés au fond des éviers ne doivent en aucun cas être changés.

Chauffage :

Nous vous demandons de toujours éteindre le chauffage lorsque vous quittez la pièce et de garder les fenêtres fermées.

Electricité :

En quittant les chambres, éteignez les lumières, les radios et autres.

La nature :

Le J-Club a le privilège d'être situé à proximité de dunes et de forêts. Pour donner un coup de pouce à la nature, nous vous demandons de respecter toutes les règles en vigueur.

Veuillez lire attentivement ces informations, elles peuvent être importantes.

Comment éviter les incendies ?

• Ne fumez que dans les endroits prévus à cet effet et jetez les mégots dans les cendriers prévus à cet effet.
• Ne jamais toucher aux installations électriques pour les altérer ou les modifier.
• Ne jamais utiliser d'objets ou de produits présentant un risque d'incendie.
• Ne préparez jamais de plats avec des appareils étrangers au lieu (chauffe-eau, etc.) sans consulter la direction.
• Soyez informé des possibilités d'évacuation à proximité de sa chambre.

Que faire en cas d'incendie ?

• Lorsque le signal d'alarme se déclenche, évacuez immédiatement votre chambre/chambre et laissez vos effets personnels sur place.
• Fermez les portes et les fenêtres et quittez le bâtiment en suivant les indications des sorties (de secours).
• En cas d'odeur suspecte de feu ou de fumée, alertez immédiatement la réception ou la direction et quittez le bâtiment.
• Le personnel est formé à la lutte contre l'incendie et à l'évacuation des bâtiments et assure votre sécurité en attendant l'arrivée des services d'urgence.
• Rejoignez le plus rapidement possible le point de rassemblement central situé dans le parking.

Incendie :

En cas d'incendie ou de début d'incendie, prévenez la réception ou la direction dans les plus brefs délais. Suivez les sorties de secours, qui sont clairement indiquées à chaque étage.

Extincteurs

Vous trouverez des extincteurs et des lances à incendie à intervalles réguliers à chaque étage.

Important !

• N'utilisez en aucun cas l'ascenseur, mais les sorties de secours désignées.
• Respectez scrupuleusement les règles d'évacuation du bâtiment
• Ne utiliser jamais  l'ascenseur
• Suivez les sorties de secours
• Ne retournez jamais dans la zone sinistrée
• Restez calme et ne provoquez pas de panique
• Rassemblez au point de rassemblement central du parking

Numéros d'urgence importants :

En cas de maladie, adressez-vous à la réception, où un médecin sera contacté pour vous En dehors des heures d'ouverture de la réception, les numéros de téléphone ci-dessous peuvent vous aider.

Médecins

Docteur Buyse | Tel : 058 414 647
Docteur Mieke Logier | Tél : 058 415 795
Médecin de garde | Tel : 1733

Pharmacie

Pharmacie Trypsteen | Tél : 058 411 100
Pharmacie de garde | Tel : 090 399 000

Dentiste

Dentiste Vandenhouweele | Tél : 058 421 821
Dentiste de garde | 090 339 969

Services d'urgence

AZ West | Tél : 058 333 111 ou 112
Police | Tél : 058 429 740
Pompiers | Tél : 058 41 20 20

Urgences de nuit :

En cas d'urgence, veuillez contacter la direction à tout moment.

Copies

Des copies sont disponibles à la réception au prix de 0,15 €.

Terrains de sport et aire de jeux :

• Sont à la disposition de tous nos clients gratuitement.
• Les équipements sportifs associés peuvent être obtenus à la réception.

Courrier :

La boîte aux lettres est située à la réception, où l'on peut également se procurer des timbres et des cartes postales. Le courrier entrant peut être retiré à la réception.

Matériel éducatif :

Du matériel audiovisuel peut être obtenu à la réception en fonction des disponibilités. Ce matériel comprend du matériel de musique, une télévision, un DVD, un projecteur et un microphone.
Jeux, sports, artisanat et matériel de plage peuvent être empruntés à la réception en fonction des disponibilités.

Bicyclettes :

Si nécessaire, nous pouvons réserver des bicyclettes (prix disponibles à la réception).

Règlement intérieur :

Le règlement intérieur comprend les droits et les devoirs des visiteurs.

Divers :

Toute information utile peut être demandée à la réception :

Toutes les informations utiles peuvent être demandées à la réception.

Il est important que le responsable connaisse les accords contractuels et les règles de vie pendant le séjour.

Le J-Club a l'obligation de livrer les chambres dans un état décent et propre. Par conséquent, à l'arrivée, le groupe vérifie les chambres et les locaux réservés et signale immédiatement tout problème à la réception.

Après avoir quitté les chambres, celles-ci seront contrôlées par un responsable du J-Club. Le J-Club facturera les manques et/ou les dommages au prix d'achat neuf ou aux valeurs de réparation applicables.

Le groupe, respectivement les responsables, restent solidairement responsables de tout dommage éventuel, qu'il soit causé par le groupe, ses membres ou ses visiteurs.

Entretien du centre;

Toute personne séjournant dans le centre :

• range proprement ses vêtements dans son armoire.
• ne laisse rien traîner sur le sol.
• jette les déchets de papier et autres dans les poubelles prévues à cet effet. Les déchets sont uniquement collectés dans es sacs poubelles de la commune de La Panne, disponibles à l'accueil.
• nettoie toutes les traces après les activités.
• garde l'infrastructure intérieure et extérieure propre.
• ne déplace pas le mobilier sans l'autorisation de la direction.

Cuisine et repas:

L'accès à la cuisine est réservé exclusivement au personnel de cuisine autorisé.

Les heures de repas sont en principe les suivantes

• petit-déjeuner :   07h30    ou    08h30
• déjeuner :             12h00    ou   13h00
• dîner :                   18h00     ou   9h00

Stationnement :

Tous les véhicules sont garés dans le parking prévu à cet effet. Le J-Club De Panne n'est pas responsable des dommages, vols ou accidents dans le parking.

Énergie :

Comme nous sommes attentifs aux prix et respectueux de l'environnement, nous vous demandons d'économiser l'énergie. Éteignez les lumières lorsque vous quittez les lieux. Fermez les fenêtres et les portes.

Sécurité - Tabagisme - Drogues - Alcool :

Chaque participant est censé connaître les règles de sécurité. Il est généralement interdit de fumer. La consommation de drogues (douces et dures) et la consommation excessive d'alcool sont interdites.

Repos nocturne et activités en soirée :

Entre 22h00 et 08h00, le sommeil doit être respecté.
L'utilisation de systèmes de sonorisation après 22h00 doit faire l'objet d'un accord préalable avec la direction.
Les activités en soirée sont autorisées, à condition qu'elles ne dérangent pas les autres hôtes.

Objets perdus :

Les objets trouvés restent disponibles pendant deux semaines au maximum.

Départ :

Afin de permettre au personnel de nettoyer toutes les salles de classe, les dispositions suivantes sont nécessaires :

• La veille du départ, les salles de classe sont rangées.
• Le jour du départ, tous les draps sont retirés des lits.
• Toutes les valises et le matériel sont descendus à l'heure du petit déjeuner.
• En principe, personne ne se rend dans sa chambre après 09h00.

Important !

Toute personne ne respectant pas le règlement d'ordre intérieur ou ayant un comportement inapproprié peut être expulsée.
Nous signalons toujours les vols et les actes de vandalisme à la police locale.