Algemene voorwaarden

De reservatie wordt pas definitief na betaling van het gevraagde voorschot van 20%. Indien op de  vastgestelde datum het voorschot niet is betaald, vervalt de reservatie en zullen de  desbetreffende kamers worden verder verhuurd. “J-Club De Panne vzw” is niet verplicht de klant  hiervan op de hoogte brengen.

Het eindsaldo wordt opgemaakt op basis van correcte deelnemerslijsten, die duidelijk de naam, voornaam en geboortedatum  vermelden. Eventuele supplementen  worden na het verblijf aangerekend.

Het is belangrijk dat de verantwoordelijke van de groep tijdens het verblijf op de hoogte is van de contractuele afspraken en leefregels (zie huisreglement).

Het bedlinnen (lakens, dekens en kussenslopen) is niet in de prijs inbegrepen, het kussen en dekbed wel.

Zoals vermeld in het huisreglement, zullen alle beschadigingen en/of tekorten tegen de nieuwe aankoopprijs of gelden herstellingswaarden worden aangerekend

Op iedere factuur die niet betaald is op de vervaldag zal van rechtswege en zonder ingebrekestelling een verwijlintrest van 10% per maand worden aangerekend.

Vanaf de eerste schriftelijke aanmaning tot betaling, zullen €15,00 dossierkosten worden aangerekend per schrijven.

Vanaf de tweede schriftelijke aanmaning tot betaling, zullen € 75,00 dossierkosten worden aangerekend per aangetekend schrijven.

Door zijn betaling aanvaardt de klant onze voorwaarden integraal.

Klachten betreffende het verblijf en/of facturatie komen slechts in aanmerking, indien zij schriftelijk en uiterlijk 8 dagen na afreis of ontvangst van de factuur worden ingediend.

Voor alle geschillen zijn alleen de rechtbanken van Veurne bevoegd.

De verblijfsovereenkomst vermeldt duidelijk onderstaande items:

• De contactgegevens van J-Cub De Panne
• De contactgegevens van de onderschrijver
• Het klant- en dossiernummer
• Vastgestelde periode en verblijfsformule
• Vastgestelde deelnemers
• Vastgestelde voorschotten en vermoedelijk te betalen eindbedrag
• Algemene voorwaarden
• Opvolging van de gereserveerde plaatsen
• Annuleringsvoorwaarden
• Algemene afspraken

Aan elke verblijfsovereenkomst zijn er steeds minimum 3 facturen verbonden.

Eerste voorschotfactuur:

• De eerste factuur is gelijk aan 20% van het vermoedelijk te betalen eindbedrag (op basis van de aantal deelnemers, aantal dagen en de gekozen verblijfsformule).
• Deze factuur is te betalen 14 dagen na de opmaak van de verblijfsovereenkomst.
• Na de betaling is de reservatie definitief.

Tweede voorschotfactuur:

• De tweede factuur is gelijk aan 60% van het vermoedelijk te betalen eindbedrag (op basis van de aantal deelnemers, aantal dagen en de gekozen verblijfsformule).
• Deze factuur is te betalen 1 maand voor het verblijf.

Saldofactuur:

• Het saldofactuur is gelijk aan 20% van het effectieve eindbedrag (op basis van de aantal deelnemers, aantal dagen en de gekozen verblijfsformule)
• Deze factuur is te betalen 14 dagen na het verblijf.

Saldofactuur plus:

• Indien gewenst kunnen wij dranken, begeleiders of andere zaken apart facturen.
• Deze factuur zal steeds 100% van de dienst bevatten
• Deze factuur is te betalen 14 dagen na de factuurdatum

Opmerking:

zie ook de reservatievoorwaarden en betalingsvoorwaarden

De klant kan te allen tijde het contract geheel of gedeeltelijk verbreken.

Indien de klant het contract verbreekt, vergoedt hij de schade, die J-Club De Panne vzw lijdt volgens de in “artikel 5.3 C” voorziene annuleringsmodaliteiten.

De schadevergoeding kan forfaitair bepaald worden en ten hoogste éénmaal de prijs van het vermoedelijke te betalen eindbedrag zijn.

J-Club De Panne vzw voorziet niet in een annuleringsverzekering voor  de klant. Deze wordt eventueel door de klant zelf afgesloten.

Indien het verblijf door klant moet worden geannuleerd door een pandemie zal er steeds een dossierkost volgen van €75,00.

Wanneer de vzw J-Club de reservering annuleert wegens overmacht, d.w.z. door abnormale en/of onvoorziene omstandigheden, die onafhankelijk zijn van de wil van de vzw en waarvan de gevolgen ondanks alle voorzorgsmaatregelen niet konden vermeden worden, wordt de klant hiervan zo vlug mogelijk de op hoogte gebracht en heeft de klant enkel recht op terugbetaling van de reeds betaalde bedragen.

Ontbrekende deelnemers

Indien het aantal deelnemers lager is dan 90 % van het aantal voorziene deelnemers zal voor iedere deelnemer beneden het voorziene percentage een annuleringsvergoeding worden aangerekend van € 22,50 per dag per ontbrekende deelnemer.

Indien er zich grote verschuivingen voordoen zal de klant J-Club De Panne vzw hiervan op de hoogte brengen.

Kosten

• Vanaf de reservatie van het verblijf: 20% van het vermoedelijk te betalen eindbedrag.
• Minder dan 24 weken voor de aanvang van het verblijf: 40% van het vermoedelijk te betalen eindbedrag.
• Minder dan 12 weken voor de aanvang van het verblijf: 60% van het vermoedelijk te betalen eindbedrag.
• Minder dan 6 weken voor de aanvang van het verblijf: 80% van het vermoedelijk te betalen eindbedrag.
• De dag van aanvang van het verblijf: 100% van het vermoedelijk te betalen eindbedrag.

Ten laatste 14 dagen voor aanvang van het verblijf engageert de school of groep zich om een lijst met het juiste aantal deelnemers, de namen en geboortenaam over te maken aan J-Club De Panne vzw. Men kan deze deelnemerslijst opvragen via: reception@j-club.be.

De klant verplicht zichzelf een eventueel gecorrigeerde lijst voor te leggen bij aankomst zodat J-Club De Panne vzw kan voldoen aan de voorgeschreven wetgeving in geval van noodsituatie.

J-Club De Panne vzw eigent zich het recht om een prijsverhoging door te voeren, op de overeengekomen prijszetting van de maaltijden en overnachtingen, indien er zich een onverwachte stijging voordoet ten op zichte van de grondstoffen, energie, voedselkost of personeelkost.

Deze stijging kan maximaal evenredig zijn met de gezondheidsindex die zich op dat moment voordoet.                                         

J-Club De Panne vzw zal de desbetreffende groep hiervan uiterlijk 15 dagen voor de aanvang van het verblijf schriftelijk op de hoogte brengen.   

Onze facturen zijn, met vermelding van factuurnummer, betaalbaar te 8660 De Panne | Blauwe Distelweg 2 | VZW J-Club De Panne.

Voorschotten en eindafrekeningen worden gestort op het rekeningnummer:

• ING-bank: BE21 3800 0476 5603
• BIC: BBRUBEBB

Aankomst:

Alle kamers zijn vanaf 16u beschikbaar voor onze gasten. Gelieve ons te verontschuldigen, indien door onverwachte omstandigheden uw kamers bij aankomst niet onmiddellijk beschikbaar zijn.

Klachten:

Ondanks al onze inspanningen om uw verblijf zo aangenaam mogelijk te maken, kan het toch gebeuren dat u een specifiek probleem aan onze aandacht is ontsnapt. Wij beseffen dat wij niet perfect zijn, maar iedere dag zetten wij ons in om dit doel te bereiken. Indien er zich toch nog problemen voordoen of indien onze diensten niet beantwoorden aan uw verwachtingen, kunt u zich altijd tot de directie wenden. Wij zullen niet nalaten het probleem zo vlug mogelijk op te lossen, zodat u 100% van uw verblijf kunt genieten en wij enkel tevreden klanten ontmoeten.

Belangrijk!!

Uw mening is van groot belang voor ons. We vragen u dan ook om op het einde van uw verblijf het enquêteformulier correct in te vullen en af te geven aan de receptie, zodat wij onze service wederom kunnen verbeteren.

Receptie:

De receptie is doorlopend geopend van 8u30 tot 20u30. Bij afwezigheid vindt u steeds een verwijzing naar een contactpersoon of telefoonnummer. De receptie staat steeds tot uw dienst voor alle informatie over de kamers, maaltijden, toeristische activiteiten of sites en nog zoveel andere. Voor of na de openingsuren van de receptie zijn er noodnummers, die men steeds kan contacteren. Deze kan men terugvinden naast de ingang van de receptie.

Maaltijden:

• Wij vragen u de uren van de maaltijden stipt te respecteren.
• Het menu vindt u dagelijks tegenover de receptie.
• Het vieruurtje is na het middagmaal beschikbaar in het restaurant.
• Wij kunnen ook lunchpakketten verzorgen voor u.

Sleutel:

De kamersleutel geeft 's avonds eveneens toegang tot het gebouw. Bij verlies van de sleutel , zijn wij genoodzaakt factureren wij deze aan de prijs van 17,50 € .

Camera's:

Wij willen u ervan op de hoogte brengen dat er om uw veiligheid te bewaren camerabewaking aanwezig is in ons gebouw.

Dieren:

Ondanks het feit dat wij dierenvrienden zijn, kunnen wij ze niet toelaten.

Bedden:

Wij benadrukken dat het ten stelligste verboden is met meerdere personen op de stapelbedden plaats te nemen. Herstellingen zullen steeds worden aangerekend. Ter informatie geven wij mee dat een herstelling, gezien de hoge kost aan verplaatsing en werkuren, schommelt tussen de € 450,00 en € 650,00.

Nachtrust en avondactiviteiten:

Artikel 359 (sluitingsuren) uit het notulenboek van de gemeenteraad van de gemeente De Panne van 20 oktober 2005, voorziet dat in publieke inrichtingen, zoals onder andere verblijfscentrum, het maken van muziek op een zodanig gedempte toon georganiseerd moet worden, dat deze niet van aard is de rust van de buren te storen. Als uitbaters hebben wij de verplichting daarop toe te zien. Als wij vaststellen dat deze richtlijn niet wordt gerespecteerd zijn wij genoodzaakt de muziek te stoppen.

Wij verwijzen ook naar de rubriek nachtrust en avondactiviteiten van ons huisreglement, waarin wordt vermeld, dat avondactiviteiten en het gebruik van geluidsinstallaties kunnen op voorwaarde, dat de nachtrust van andere gasten niet wordt  gestoord. Dit  reglement geldt vanaf 22u.

Tip:
Wanneer u  een avondactiviteit organiseert, die als storend kan ervaren worden, kan u best de andere gasten hierover informeren.

Vertrek:

U wordt  vriendelijk verzocht  de kamers voor 9 uur te verlaten. Dit stelt ons in staat om  de kamers op degelijke wijze in orde te brengen voor nieuwkomers. De bagage kunt u in de voor u voorziene stockageruimte plaatsen. Gebruikte lakens en kussenslopen vinden hun plaats in de containers, die zich op iedere verdieping naast de lift bevinden. Gelieve de dekens en de niet-gebruikte lakens opgeplooid op het bed te laten liggen.

Tip:
Kijk alle kamers en kasten na op vergeten kledingstukken of persoonlijke voorwerpen.

Bewaking:

Ter bewaking van het domein is er een hond, type “Golden Retriever”, aanwezig. Wij zorgen ervoor, dat deze kindvriendelijke hond niet in contact kan komen met onze gasten.  Toch verzoeken wij u uw groep erop te wijzen dat deze hond aanwezig is en dat zij deze ten allen tijde met rust moeten laten.

Netheid:

Men dient erop te letten geen afval achter te laten op ons domein, gebouw en de natuur rondom. Zie ook “milieu”.

WiFi

Op iedere verdieping is wifi beschikbaar.  
Het wachtwoord is enkel, via de receptie, beschikbaar voor de begeleiding.

AED-toestel:

Op het gelijksvloer, naast de lift, is er een AED-toestel aanwezig. Meer informatie kan u via de receptie verkrijgen.

Energie en milieu, het is een moeilijke combinatie. Toch leveren ook wij verschillende inspanningen om bij te dragen aan het milieu.

Mogen wij u daarom vragen volgende richtlijnen stipt na te volgen tijdens het verblijf.

Netheid en sorteren:

Laat  geen afval achter op ons domein en in het omliggende natuurgebied. Vuilnis vindt zijn plaats in de voorziene vuilnisbakken en wordt gesorteerd via de verschillende  soorten vuilnisbakken.

Water:

Alle douches zijn, om een lager verbruik te realiseren, uitgerust met een spaardouche. Tracht eveneens onnodig water te verbruiken. De mengkranen onderaan de wasbakken mogen onder geen enkele voorwaarde veranderd worden.

Verwarming:

Wij vragen u de verwarming bij het verlaten van de kamer steeds uit te zetten en de ramen gesloten te houden.

Elektriciteit:

Doof bij het verlaten van de kamers de lichten, en schakel radio's en dergelijke uit.

Natuur:

J-Club heeft de luxe om te vertoeven naast duin en bos. Om de natuur een handje te helpen vragen wij om alle bestaande reglementen te respecteren.
 

Gelieve deze informatie goed door te nemen, het kan belangrijk zijn

Hoe branden voorkomen?

• Rook enkel op de aangegeven plaatsen en werp de sigarettenpeuken in de desbetreffende asbakken.
• Raak nooit elektrische installaties aan om deze te wijzigen of aan te passen.
• Gebruik nooit voorwerpen of producten die brandgevaarlijk zijn.
• Bereid nooit gerechten voor met aan de instelling vreemde toestellen (waterwarmers enz.) zonder hierover te overleggen met de directie.
• Ken de ontruimingsmogelijkheden in de nabijheid van uw kamer.

Wat te doen in geval van brand?

• Wanneer het alarmsignaal werkt, dient u uw kamer/lokaal direct te ontruimen en uw persoonlijke bezittingen achter te laten.
• Sluit deuren en vensters en verlaat het gebouw volgens de aanduiding van de (nood)uitgangen.
• Bij waarneming van een verdachte brandgeur of rookontwikkeling, dient u onmiddellijk de receptie of directie te waarschuwen en het gebouw te verlaten.
• Het personeel is geoefend in brandbestrijding, in de ontruiming van de gebouwen en waarborgt uw veiligheid in afwachting van de aankomst van de hulpdiensten
• Begeef u zo vlug mogelijk naar de centrale verzamelplaats op de parking.

Brand:

Bij brand of begin van brand verwittigt u zo vlug mogelijk de receptie of de directie. U volgt de nooduitgangen, die op iedere verdieping duidelijk zijn aangeduid.

Brandblussers
Op iedere verdieping vindt u op regelmatige afstanden brandblussers en brandslangen.

Belangrijk!!

• Gebruik in geen geval de lift, maar de aangegeven nooduitgangen.
• Leef  regels voor de ontruiming van het gebouw strikt na
• Gebruik nooit de lift
• Volg de nooduitgangen
• Keer nooit terug naar het aangetaste gedeelte
• Blijf kalm en veroorzaak geen paniek
• Verzamel op centrale verzamelplaats van de parking

Belangrijke noodnummers:

Bij ziekte wendt u zich tot de receptie, waar men voor u een dokter zal contacteren Buiten de openingsuren van de receptie kunnen onderstaande telefoonnummers u helpen.

Dokters

Dokter Buyse | Tel: 058 414 647
Dokter Mieke Logier | Tel: 058 415 795
Dokter van wacht | Tel:1733

Apotheek

Apotheek Trypsteen | Tel: 058 411 100
Apotheek van wacht | Tel: 090 399 000

Tandarts

Tandarts Vandenhouweele | Tel: 058 421 821
Tandarts van wacht | 090 339 969

Nooddiensten

AZ West | Tel: 058 333 111 of 112
Politie | Tel: 058 429 740
Brandweer | Tel: 058 41 20 20

Noodgevallen ’s nachts:

Ingeval van dringende noodzaak kunt u steeds terecht bij de directie

Kopieën

Kopieën zijn verkrijgbaar aan de receptie aan de prijs van € 0,15.

Sportterreinen en speelplein:

• Staan gratis ter beschikking van al onze klanten.
• Bijbehorend sportmateriaal kan u verkrijgen aan de receptie.

Post:

De brievenbus bevindt zich aan de receptie, waar eveneens zegels en postkaarten kunnen worden verkregen. Binnenkomende post kan u ophalen aan de receptie.

Didactisch materiaal:

Audiovisueel materiaal kan u verkrijgen aan de receptie in functie van de beschikbaarheid. Dit materiaal omvat muziekinstallatie, tv, dvd, beamer en micro.
Spel-, sport-, knutsel- en strandmateriaal kunt u via de receptie uitlenen, naargelang beschikbaarheid.

Fietsen:

Indien nodig kunnen wij fietsen reserveren (prijzen te verkrijgen via de receptie).

Huisreglement:

Het huisreglement omvat de rechten en plichten van de bezoekers.

Allerlei

Alle nuttige inlichtingen kunnen worden gevraagd aan de receptie.

Het is belangrijk, dat de verantwoordelijk tijdens het verblijf de contractuele afspraken en leefregels kent.

J-Club heeft de verplichting de kamers in behoorlijke en zuivere staat af te leveren. Daarom controleert de groep bij aankomst de kamers en voorbehouden lokalen en meldt man onmiddellijk eventuele  problemen aan de receptie.

Na het verlaten van de kamers worden deze door een verantwoordelijke van J-Club gecontroleerd. J-Club zal de tekorten en/of beschadigingen tegen de nieuwe aankoopprijs of geldende herstellingwaarden aanrekenen.

De groep, respectievelijk de verantwoordelijken blijven solidair verantwoordelijk voor elke mogelijke schade, die hetzij door de groep, hetzij door haar leden of haar bezoekers aangebracht worden.

Onderhoud van het centrum

Elkeen die in het centrum verblijft:

• bergt zijn kledij netjes op in zijn kleerkast.
• laat niets op de grond rondslingeren.
• gooit papierafval en ander vuilnis in de daartoe bestemde vuilnisbakken. Vuilnis wordt uitsluitend verzameld in vuilniszakken van de gemeente De Panne, die te verkrijgen zijn aan de receptie.
• ruimt na activiteiten alle sporen op.
• houdt zowel de binnen- als de buiteninfrastructuur rein.

verplaatst  geen meubilair,tenzij met toestemming van de directie.

Keuken en maaltijden

De toegang tot de keuken is uitsluitend voorbehouden aan het bevoegd keukenpersoneel.

De uren van de maaltijd zijn in principe de volgende:

• ontbijt:                    07u30     of     08u30
• middagmaal:        12u00     of     13u00
• avondmaal:           18u00     of     19u00

Parking:

Alle voertuigen worden op de voorziene parking geplaatst. J-Club De Panne is niet verantwoordelijk voor schade, diefstal of ongelukken op de parking.

Energie:

Omdat wij prijsbewust en milieuvriendelijk zijn vragen wij energie te sparen. Doof de lichten bij het verlaten van de lokalen. Sluit ramen en deuren.

Veiligheid - Roken - Drugs – Drankgebruik:

Iedere deelnemer wordt geacht kennis te hebben van de veiligheidsvoorschriften. Er geldt een algemeen rookverbod. Zowel druggebruik (soft- als harddrugs) als overmatig drankgebruik zijn niet toegelaten.

Nachtrust en avondactiviteiten:

Tussen 22u00 en 08u00 moet de nachtrust gerespecteerd worden.
Gebruik van geluidsinstallaties na 22u00 wordt vooraf besproken met de directie.
Avondactiviteiten kunnen, op voorwaarde dat men de andere gasten niet stoort.

Verloren voorwerpen:

Verloren voorwerpen blijven maximum twee weken ter beschikking.

Vertrek:

Om het personeel toe te laten alle lokalen te poetsen zijn volgende afspraken noodzakelijk:

• De avond voor het vertrek worden de klaslokalen in orde gebracht.
• De dag van het vertrek worden alle lakens van de bedden getrokken.
• Alle valiezen en alle materiaal worden bij het ontbijt naar beneden gebracht.
• In principe gaat niemand nog na 09u00  naar de kamers.

Belangrijk !!

Wie zich niet houdt aan het huishoudelijk reglement, of zich onbehoorlijk gedraagt, kan worden weggestuurd.
Wij maken steeds melding van diefstal of vandalisme aan de plaatselijke Politie.